Kim Sorensen

Los sistemas biométricos de control de horario un aliado de todas las partes

En las sociedades agrícolas la producción venía determinada por la necesidad de trabajar a destajo cuando las estaciones del año demandaban sembrar o cosechar. La productividad de los trabajadores del campo se medía en unidades de medida (kilos, litros.)

En el entorno de la producción industrial, los centros de producción son cerrados y las tareas asignadas a los trabajadores son muy definidas y se incorporan dentro de una cadena, de tal forma que el incumplimiento productivo de un individuo se hace notar en la ruptura de la cadena. De hecho, es bastante habitual que sean las propias máquinas, o robots, los que determinen el momento y el ritmo de la producción. Al final del periodo que se mide, la persona X, o el equipo Y han producido tantas unidades (tornillos, ruedas, coches.).

Es en la sociedad pos industrial, en la que pretendemos aplicar el menor coste de gestión a la oferta de servicios de todo tipo, es donde actualmente existe el mayor reto en el control de la productividad.

En las sociedades agrícolas la producción venía determinada por la necesidad de trabajar a destajo cuando las estaciones del año demandaban sembrar o cosechar. La productividad de los trabajadores del campo se medía en unidades de medida (kilos, litros.)

En el entorno de la producción industrial, los centros de producción son cerrados y las tareas asignadas a los trabajadores son muy definidas y se incorporan dentro de una cadena, de tal forma que el incumplimiento productivo de un individuo se hace notar en la ruptura de la cadena. De hecho, es bastante habitual que sean las propias máquinas, o robots, los que determinen el momento y el ritmo de la producción. Al final del periodo que se mide, la persona X, o el equipo Y han producido tantas unidades (tornillos, ruedas, coches.).

Es en la sociedad pos industrial, en la que pretendemos aplicar el menor coste de gestión a la oferta de servicios de todo tipo, es donde actualmente existe el mayor reto en el control de la productividad.

A diferencia de los procesos agrícolas e industriales, se pueden prestar tantos servicios como la mente pueda imaginar, y se puede gestionar la oferta de dichos servicios en infinidad de maneras.

Hay cientos si no miles de métodos y publicaciones que intentan aportar ideas en este sentido, y casi todos ellos tienden a una conclusión principal:

En la sociedades pos industriales, la productividad se basa en que "el equipo" tenga una buena motivación para la consecución de los objetivos de la empresa; es decir la prestación de (los) servicio(s) con resultado exitoso.

La función de la dirección (management) es precisamente que "el equipo" esté motivado, y que los objetivos sean claros.

Definir el objetivo no tendría por que ser muy difícil; vender viajes, seguros, distribuir productos, transportarlos, ofrecer comida, ocio, salud, belleza..

Es en la parte de motivación del equipo donde la cosa es menos fácil.

La motivación de un equipo, o de una persona, puede verse mermada por infinidad de cuestiones o situaciones, por poner unos pocos ejemplos:

Por que el jefe es tonto
Por que el jefe es torpe (poco dotado de inteligencia emocional).
Por que la política de empresa sea miserable
Por tener una mala política de selección de personal


Sin embargo, aún en el caso en que la cultura empresarial sea correcta, el jefe sea intelectual y emocionalmente dotado (sepa ser justo, y sepa explicarse), y el personal haya sido seleccionado con buen criterio, en una empresa, sigue siendo necesario que se pueda medir en la mejor manera posible, la productividad, y la entrega que tiene cada individuo que la compone, y esto es inherente a la motivación de los que trabajan en ella.

Si no midiéramos la capacidad, y la entrega de los que trabajan en la empresa:

Se subiría el sueldo a las personas de forma aleatoria Se promocionaría de forma aleatoria Cuando las circunstancias requirieran de un recorte de plantilla, no se tendría en cuenta la capacidad y entrega. ...

Es decir un componente esencial en la motivación del "equipo" es que se sepa que las reglas de la empresa están basadas en la meritocracia. Quien hace más méritos le irá mejor y quien haga menos le irá menos bien. Si los miembros del equipo sospechan que estas no son las reglas, faltará un componente importante de motivación.

Es aquí donde entran los sistemas de control de horario y presencia como una herramienta más que evalúa básicamente 3 cosas:

Si la persona cumple con el horario de la empresa: Su puntualidad
Si la persona falta al trabajo más o menos días.
Si la persona trabaja las horas pactadas con la empresa.
Si la persona está en su puesto de trabajo en un momento dado.
Respecto a la puntualidad, mi experiencia es que en la relación con la persona impuntual se suelen dar las siguientes fases:

1ª. Excusas variopintas.
2ª. Excusas recurrentes.
3ª. La justificación pura y dura; desde "me resulta imposible levantarme antes", hasta, "siempre me quedo hasta más tarde".

Llegados a esta tercera fase, mi respuesta siempre es la misma; la puntualidad es un valor en si mismo. Es importante por que la persona que depende de ti, (el cliente, el compañero), necesita tener la certidumbre de cuando puede, y cuando no puede contar contigo. Además, el que dice no tener capacidad para levantarse antes, está prejuzgando que el esfuerzo de sus compañeros es inferior, y ya se sabe que la mayoría de los prejuicios son interesados e insolidarios.

Respecto al absentismo laboral. También ahí mis 15 años de experiencia me han demostrado lo siguiente:

1ª. Los lunes la gente sufre más enfermedades
2ª. Suelen tener que ver con el sistema digestivo, y noches mal dormidas.
3ª. Suelen ser siempre las mismas personas

En este caso el sistema de control de horario y presencia, ayuda a establecer patrones de comportamiento que en su momento puede resultar de gran utilidad.

En cuanto a si la persona trabaja las horas pactadas con la empresa; ya sean 40 o 20 horas a la semana, según figure en contrato, este es un punto absolutamente bilateral. Es decir, de la misma forma que el trabajador tiene la obligación unilateral de estar puntualmente en su puesto durante el horario, y de acudir al puesto si se encuentra en condiciones de hacerlo. En el caso del cumplimiento de las horas asignadas en contrato, esta obligación es bilateral. Es decir ni el trabajador puede eludir la obligación, ni la empresa puede pretender crear valor a base de explotar al trabajador haciéndole trabajar más horas de las pactadas. Y si en un momento puntual, así sucede, esas horas son adeudadas por la empresa al trabajador, y este último, naturalmente tiene el derecho de saldar la deuda en tiempo libre, o en pago de horas extras.

Es por ello que cuando alguien es impuntual y me dice; "es que luego me quedo hasta más tarde", mi respuesta es clara; una cosa no tiene que ver con la otra. Si trabaja más horas, son suyas, y si ocurre por sistema es que hay un error en la organización.

España es uno de los países donde más horas se trabajan al día, y donde el nivel de productividad hora es más baja de los países de la OCDE. La costumbre de quedarse a trabajar después del horario laboral, mientras un compañero "te espera" (más bien te distrae), puede tener algo que ver con ello.

Hay países donde los sistemas de control de horario son legalmente obligatorios en las empresas (p.e. Francia, Portugal), cuando así se estableció, no se hizo pensando en los intereses de la empresa, si no en los intereses de los trabajadores.

Finalmente, en cuanto al uso para saber si una persona está o no en su puesto en un momento dado (control de presencia), tiene dos efectos:

El primero de índole práctico; si no encuentras alguien (llamando a su extensión telefónica), el sistema te dirá si está en el edificio, y si no está, cuando cabe esperar que vuelva. En segundo lugar permite controlar que las personas no hagan excesivas pausas; desayunos, cafés, salir a fumar cigarrillos. Es decir, en líneas generales, el sistema de control de horario y presencia, no es más que un instrumento que permite arbitrar el perfil de puntualidad, y cumplimiento de horario de las personas, no sólo como un deber del propio trabajador, si no como un derecho, para que no se le haga trabajar más de lo que le corresponde contractualmente, y también como el derecho a que se reconozca el merito de aquellas personas, que son más puntuales y menos absentistas a la hora de promocionar o negociar un incremento salarial.

El hecho de tener una herramienta de arbitrio eficaz permite:

Que el responsable de la persona no tenga que estar pendiente cada día de la hora a la que entra o salen sus subordinados (cosa que le convierte en peor persona), y sencillamente saque el saldo cuando corresponda. Que no hayan largas discusiones sobre los días que tiene uno de vacaciones, o las horas extras a cobrar. Y en líneas generales, evitar discusiones que sin tener datos objetivos tan sólo pueden acabar en resentimiento por una, o por ambas partes, y desmotivación.

La biometría ha irrumpido con fuerza en los instrumentos de control de horario. Es lógico, nos interesa saber a que hora llega o se va una persona en concreto, y no, aquella persona que lleva la tarjeta de identificación de un tercero.

En inglés existe un término que se define como "peer clocking" que más o menos significa "fichar por un colega". En España, donde a menudo se entiende que la solidaridad viene determinada por el hecho de cubrir al que está por debajo de la media, en vez de incentivarle a subir, este fenómeno está muy extendido.

El otro día surgió un titular, seguido de un extenso artículo, en "El Periódico de Cataluña", que decía así: "El 32 % de los funcionarios de justicia engañan al sistema de control de horario".

El titular podría haber sido otro; "El 100% de los funcionarios de justicia que necesitan engañar al sistema de control de horario, lo hacen".

No tiene sentido establecer un sistema de control si el mismo es ineficaz. Sólo la biometría, garantiza dicha eficacia.

En estos años se me ha dado la situación, en alguna ocasión, en la que me han planteado dudas sobre la legalidad del uso de tecnología biométrica para el control de horario. Dispongo de los informes jurídicos que determinan que la jurisprudencia apoya de forma inequívoca la legalidad de dicha tecnología aplicada al control de horario y presencia (y está a disposición del que me la pida).

El principio es muy sencillo: la toma de un dato biométrico, tal como la huella dactilar, se puede considerar como un dato de tipo personal pero no íntimo, y por tanto está protegido por la Ley Orgánica de Protección de Datos (genera unas obligaciones respecto a la oficina de protección de datos, como genera la tenencia de cualquier otro dato personal de terceras personas por parte de la empresa), pero bajo ningún concepto vulnera el derecho fundamental de la intimidad y del honor recogido en la Constitución Española.